各位新同学、辅导员老师：

关于2016级新生档案收集整理工作现已启动，请给各位同学、老师积极配合与支持，保证本次工作顺利进行。

1、主要对象：2016级新生；

2、主要内容：收集新生高中学籍档案、新生入学登记表；

3、负责单位：学生处档案管理处；

4、具体工作要求，详见附表“新生入学高中学籍档案统一收集整理要求”；

5、档案收集时间：2016年9月1日至9月15日。

学生处档案管理处

                            2016年9月1日

新生入学高中学籍档案统一收集整理要求

学生档案是学生在校期间的生活、学习及各种社会实践活动的真是历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。为了做好新生档案的收集整理工作，现将有关事项通知如下：

一、新生档案归档材料分类

1、高中档案

2、新生入学登记表（教务处领取）

二、新生档案材料整理要求

各二学院要重视学生档案归整工作，安排专人负责管理。归整时要认真细致，特别要注意材料是否齐全，要做到不缺、不漏、整齐、无误，并以班级为单位交由二级学院，再以各二级学院为单位按时移交至学生处档案管理处。具体要求如下：

1、 领取新档案袋：各二级学院统计好新生数据，按照数量领取我校“学生档案袋”；

2、填写要求：档案袋上按照学生处要求填写“材料内容”和“有无”一表（档案袋里按照装入资料后选择打钩“?”），填写时用黑色笔，字迹要工整，无更改标记，填写日期按照“入学年的9月1日”；

3、整理顺序：将新生学籍档案装入“学生档案袋”内后，各班级的学生档案收集整理顺序按学生名单上顺序排列（名单参“××学院20××级学生档案清理汇总表”，按学号由小到大排列），并用铅笔按顺序在纸质档案左上角标注序号。

4、档案移交：移交时，按照各学院每个班级进行收集整理，统一交至学生处张珊老师处，同时提交“××学院20××级学生档案清理汇总表”（见附表）电子名单和纸质名单，对档案材料缺失等各类情况在备注栏中注明，并各二级学院通知未交档案学生，尽快将所缺档案补齐，并由各二级学院统一收集上交至学生处张珊老师处。

三、档案管理其他事宜

档案管理相关事宜，可咨询联系学生处张珊老师。